DKE.561.13.2020

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256 ze zm.), art. 7 ust 1 i ust. 2, art. 60, art. 101, art. 103 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), art. 83 ust. 1-3, art. 83 ust. 5 lit. e) w związku z art. 31, art. 58 ust 1 lit. e), art. 58 ust. 2 lit. i) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (zwanego dalej „Rozporządzeniem 2016/679”), po przeprowadzeniu wszczętego z urzędu postępowania administracyjnego w sprawie nałożenia na Smart Cities Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Kruczej 16-22 administracyjnej kary pieniężnej, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

stwierdzając naruszenie przez Smart Cities Sp. z o.o. przepisów art. 31 i art. 58 ust. 1 lit. e) Rozporządzenia 2016/679, polegające na braku współpracy z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ramach wykonywania przez niego jego zadań oraz na niezapewnieniu dostępu do danych osobowych i innych informacji niezbędnych Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych do realizacji jego zadań,

nakłada na Smart Cities Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Kruczej 16-22 administracyjną karę pieniężną w kwocie 12.838,20 PLN (słownie: dwanaście tysięcy osiemset trzydzieści osiem złotych dwadzieścia groszy).

UZASADNIENIE

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pana K. T., zam. w W. (zwanego dalej „Skarżącym”), na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Smart Cities Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Kruczej 16-22 (zwaną dalej „Spółką”). Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej „Prezes UODO”) w ramach wszczętego postępowania administracyjnego prowadzonego celem rozpatrzenia wniesionej skargi (pod sygn. […], pismem z […] czerwca 2019 r. zwrócił się do Spółki o ustosunkowanie się do treści skargi oraz o udzielenie odpowiedzi na następujące szczegółowe pytania dotyczące sprawy:

1) czy, a jeśli tak to na jakiej podstawie prawnej, w jakim celu oraz w jakim zakresieSpółka przetwarza dane osobowe Skarżącego,

2) na jakiej podstawie prawnej, w jakim zakresie i w jakim celu Spółka udostępniła dane osobowe Skarżącego na rzecz A. S.A.,

3) czy Spółka zawarła z A. S.A. umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (na wypadek pozytywnej odpowiedzi na to pytanie Spółka wezwana została do przedstawienia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych).

W odpowiedzi na powyższe wezwanie, Prezes Zarządu Spółki, pismem z […] sierpnia 2019 r., złożył Prezesowi UODO wyjaśnienia, które były niepełne, a zatem nie dały podstawy do rozpatrzenia przez organ ochrony danych ww. skargi.

Prezes UODO, uznając powyższe wyjaśnienia Spółki za niewystarczające, pismem z […] maja 2020 r., zwrócił się do Spółki o ich uzupełnienie poprzez:

1) wskazanie konkretnych celów przetwarzania, do realizacji których zawarta została umowa z dnia […] maja 2018 roku;

2) przedłożenie do akt postępowania dokumentów, które określają cele przetwarzania danych osobowych, których dotyczy umowa z dnia […] maja 2018 roku, a w szczególności:

a) umów głównych zawartych pomiędzy Smart Cities Sp. z o.o. i A. S.A.;

b) dokumentów określających współpracę pomiędzy Smart Cities Sp. z o.o. a A. S.A.

Pismo to zostało doręczone Spółce, co potwierdzone zostało na potwierdzeniu odbioru przesyłki listowej (podpis odbiorcy, bez oznaczenia daty odbioru przesyłki listowej). Na to pismo Spółka nie udzieliła odpowiedzi. W związku z tym, […] sierpnia 2020 r., skierowano do Spółki pismo z ponownym wezwaniem do niezwłocznego złożenia dodatkowych wyjaśnień w sprawie. Dnia […] września 2020 r. pismo to zostało zwrócone do nadawcy z adnotacją „zwrot nie podjęto w terminie”. W piśmie z […] sierpnia 2020 r. Spółka pouczona została, że brak odpowiedzi na wezwania Prezesa UODO skutkować może – zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. e) w zw. z art. 58 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679 – nałożeniem na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej.

W związku z nieudzieleniem przez Spółkę pełnych informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy o sygn. […], zainicjowanej skargą Skarżącego, Prezes UODO wszczął z urzędu wobec Spółki – w oparciu o art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679, w związku z naruszeniem przez Spółkę art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit a) i e) Rozporządzenia 2016/679 – postępowanie administracyjne w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej (pod sygn. DKE.560.13.2020.DS). O wszczęciu postępowania Spółka poinformowana została pismem z […] września 2020 r., które […] października 2020 r. zostało zwrócone do nadawcy z adnotacją „zwrot nie podjęto awizowanej przesyłki w terminie”. Pismem tym Spółka wezwana została również – celem ustalenia podstawy wymiaru kary, w oparciu o art. 101a ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) – do przedstawienia sprawozdania finansowego Spółki za rok 2019 lub – w przypadku jego braku – oświadczenia o wysokości obrotu i wyniku finansowego osiągniętego przez Spółkę w 2019 r.

Do dnia wydania niniejszej decyzji Spółka nie udzieliła informacji niezbędnych do rozpatrzenia sprawy o sygn. […]. Spółka nie ustosunkowała się także do pisma informującego o wszczęciu postępowania o sygn. DKE.560.13.2020 w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej.

Po rozpatrzeniu całości materiału dowodowego zebranego w sprawie Prezes UODO zważył, co następuje.

Zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO – jako organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 Rozporządzenia 2016/679 – na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia. W ramach swoich kompetencji Prezes UODO rozpatruje m.in. skargi wniesione przez osoby, których dane dotyczą, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań (art. 57 ust. 1 lit. f)). Dla umożliwienia realizacji tak określonych zadań Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 uprawnień w zakresie prowadzonych postępowań, w tym uprawnienie do nakazania administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. a)) oraz uprawnienie do uzyskania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i wszelkich informacji niezbędnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. e)). Naruszenie przepisów Rozporządzenia 2016/679, polegające na niezapewnieniu przez administratora lub podmiot przetwarzający dostępu do danych i informacji, o których mowa powyżej, skutkującym naruszeniem uprawnień organu określonych w art. 58 ust. 1 (w tym uprawnienia do uzyskania danych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań), podlega – zgodnie z art. 83 ust 5 lit e) in fine Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa. Natomiast, naruszenie przepisów Rozporządzenia 2016/679, polegające na braku woli współpracy z organem nadzorczym w ramach wykonywania przez niego swoich zadań (art. 31), podlega zaś – zgodnie z art. 83 ust. 4 lit. a) Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 10 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa - w wysokości do 2 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa:

W myśl art. 83 ust. 3 Rozporządzenia 2016/679, jeżeli administrator lub podmiot przetwarzający narusza umyślnie lub nieumyślnie w ramach tych samych lub powiązanych operacji przetwarzania kilka przepisów niniejszego rozporządzenia, całkowita wysokość administracyjnej kary pieniężnej nie przekracza wysokości kary za najpoważniejsze naruszenie.

Odnosząc przytoczone powyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 do ustalonego w niniejszej sprawie, a opisanego na wstępie uzasadnienia niniejszej decyzji, stanu faktycznego, stwierdzić należy, że Spółka – administrator danych osobowych Skarżącego Pana K. T. – jako strona prowadzonego przez Prezesa UODO postępowania o sygn. […], naruszyła ciążący na niej obowiązek zapewnienia Prezesowi UODO dostępu do informacji niezbędnych do realizacji jego zadań – w tym przypadku do merytorycznego rozstrzygnięcia tej sprawy. Takie działanie Spółki stanowi naruszenie art. 58 ust. 1 lit. e) Rozporządzenia 2016/679.

W postępowaniu o sygn. […] Prezes UODO trzykrotnie wezwał Spółkę do udzielenia wyjaśnień niezbędnych do rozpatrzenia sprawy. Odpowiedź Spółki na pierwsze wezwanie Prezesa UODO (z […] czerwca 2019 r.) była dalece niepełna (brak wyczerpującej odpowiedzi na żadne z trzech szczegółowych pytań zadanych w piśmie Prezesa UODO) i do chwili obecnej nie dała możliwości pełnego i wnikliwego rozpatrzenia przez organ ochrony danych skargi osoby, której dane zostały naruszone. Kolejnych, kierowanych do niej przez Prezesa UODO pism (z […] maja 2020 r. i […] sierpnia 2020 r.), Spółka nie odebrała i nie udzieliła w konsekwencji Prezesowi UODO odpowiedzi.

Wyżej opisane postępowanie Spółki w sprawie o sygn. […] (udzielenie niepełnych odpowiedzi na konkretne, niezbyt skomplikowane i niewymagające specjalistycznej wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych, pytania Prezesa UODO i brak odpowiedzi na następne wezwania Prezesa UODO skierowane do Spółki w celu uzupełnienia materiału dowodowego w sprawie) wskazuje na brak woli współpracy z Prezesem UODO w ustaleniu stanu faktycznego sprawy i prawidłowym jej rozstrzygnięciu lub co najmniej rażące lekceważenie swoich obowiązków dotyczących współpracy z Prezesem UODO w ramach wykonywania przez niego zadań określonych Rozporządzeniem 2016/679. Powyższe stwierdzenie uzasadnia dodatkowo okoliczność, że Spółka w żaden sposób nie próbowała usprawiedliwić faktu braku jakiejkolwiek odpowiedzi na dwa wezwania do złożenia wyjaśnień, nie kontaktowała się również z Urzędem Ochrony Danych Osobowych celem zasygnalizowania ewentualnych wątpliwości, które mogłaby powziąć odnośnie zakresu informacji, których udzielenia żądał Prezes UODO.

Wskazać w tym miejscu należy, że utrudnianie i uniemożliwianie uzyskania dostępu do informacji, których Prezes UODO żądał i żąda od Spółki, a które niewątpliwie są w posiadaniu Spółki (np.dotyczących przywołanych w piśmie z […] sierpnia 2019 r. umów głównych zawartych pomiędzy Smart Cities Sp. z o.o. i A. S.A.), stoi na przeszkodzie wnikliwemu rozpatrzeniu sprawy, skutkuje również nadmiernym i nieuzasadnionym przedłużaniem postępowania, co stoi w sprzeczności z podstawowymi zasadami rządzącymi postępowaniem administracyjnym – określonymi w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256 ze zm.) zasadami wnikliwości i szybkości postępowania. Ponadto, Spółka zobowiązana jest współpracować z organem nadzorczym w ramach wykonywania przez niego zadań, o czym stanowi art. 31 Rozporządzenia 2016/679.

Mając na uwadze powyższe ustalenia, Prezes UODO stwierdza, że w niniejszej sprawie zaistniały przesłanki uzasadniające nałożenie na Spółkę – na mocy art. 83 ust. 5 lit. e) in fine oraz art. 83 ust. 4 lit. a) Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej kary pieniężnej w związku z brakiem woli współpracy z organem nadzorczym w ramach wykonywania przez niego swoich zadań (art. 31) oraz w związku z niezapewnieniem przez Spółkę dostępu do informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. e), to jest do rozstrzygnięcia sprawy o sygn. […].

Stosownie do treści art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679, administracyjne kary pieniężne nakłada się zależnie od okoliczności każdego indywidualnego przypadku. Zwraca się przy tym w każdym przypadku na szereg okoliczności wymienionych w punktach od a) do k) wskazanego wyżej przepisu. Decydując o nałożeniu w niniejszej sprawie na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej oraz ustalając jej wysokość, Prezes UODO wziął – spośród nich – pod uwagę następujące okoliczności wpływające obciążająco na ocenę naruszenia:

1. Charakter, waga i czas trwania naruszenia (art. 83 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia 2016/679).

Naruszenie podlegające administracyjnej karze pieniężnej w niniejszej sprawie godzi w system mający na celu ochronę jednego z podstawowych praw osoby fizycznej, którym jest prawo do ochrony jej danych osobowych, czy też szerzej – do ochrony jej prywatności. Istotnym elementem tego systemu, którego ramy określone zostały Rozporządzeniem 2016/679, są organy nadzorcze, na które nałożone zostały zadania związane z ochroną i egzekwowaniem praw osób fizycznych w tym zakresie. W celu umożliwienia realizacji tych zadań organy nadzorcze wyposażone zostały w szereg uprawnień kontrolnych, uprawnień umożliwiających prowadzenie postępowań administracyjnych oraz uprawnień naprawczych. Natomiast na administratorów i podmioty przetwarzające nałożone zostały, skorelowane z uprawnieniami organów nadzorczych, określone obowiązki, w tym obowiązek współpracy z organami nadzorczymi oraz obowiązek zapewnienia tym organom dostępu do informacji niezbędnych do realizacji ich zadań. Działania Spółki w niniejszej sprawie, polegające na utrudnieniu i uniemożliwieniu dostępu do żądanych przez Prezesa UODO informacji, a skutkujące utrudnieniem i nieuzasadnionym przedłużeniem prowadzonego przez niego postępowania, należy więc uznać za godzące w system ochrony danych osobowych, i z tego względu mające dużą wagę i naganny charakter. Wagę naruszenia zwiększa dodatkowo okoliczność, że dokonane przez Spółkę naruszenie nie było zdarzeniem incydentalnym; działanie Spółki było ciągłe i długotrwałe. Trwa od upływu terminu wyznaczonego na złożenie wyjaśnień, tj. od [...] maja 2020 r.do chwili obecnej.

2. Umyślny charakter naruszenia  (art. 83 ust. 2 lit. b) Rozporządzenia 2016/679).

W ocenie Prezesa UODO po stronie Spółki istnieje brak woli współpracy w zapewnieniu organowi wszelkich informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy, w toku której organ zwracał się do niej o ich udzielenie. Świadczy o tym w szczególności brak jakiejkolwiek odpowiedzi na dwa spośród trzech skierowanych do niej wezwań Prezesa UODO. Również niepełne wyjaśnienia, które Spółka złożyła Prezesowi UODO w odpowiedzi na pierwsze skierowane do niej pismo, świadczą o braku woli współpracy z organem lub co najmniej rażącym lekceważeniu swoich obowiązków związanych z tą współpracą. Podkreślić należy, że Spółka na żadnym etapie postępowania o sygn. […], jak również w niniejszym postępowaniu, nie podjęła próby usprawiedliwienia takiego postępowania. Zważywszy, że Spółka jest przedsiębiorcą, podmiotem profesjonalnie uczestniczącym w obrocie prawno-gospodarczym, przyjąć należy ponadto, że miała ona (i ma do chwili obecnej) świadomość, że jej działanie polegające na niepodejmowaniu korespondencji Prezesa UODO (przy posiadanej wiedzy o tym, że toczy się przed Prezesem UODO postępowanie administracyjne o sygn. […], którego Spółka jest stroną) stanowi naruszenie podstawowych obowiązków przedsiębiorcy, w szczególności obowiązków wynikających z Rozporządzenia 2016/679.

3. Brak współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia oraz złagodzenia jego ewentualnych negatywnych skutków (art. 83 ust. 2 lit. f) Rozporządzenia 2016/679.

W toku niniejszego postępowania (DKE.560.13.2020) w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej Spóła nie złożyła uzupełniających wyjaśnień do sprawy o sygn. […], co nadal w znaczący sposób utrudnia Prezesowi UODO wydanie rozstrzygnięcia w tej sprawie.

Pozostałe przesłanki wymiaru administracyjnej kary pieniężnej wskazane w art. 83. ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 nie miały wpływu (obciążającego lub łagodzącego) na dokonaną przez Prezesa UODO ocenę naruszenia (w tym: wszelkie stosowne wcześniejsze naruszenia ze strony administratora, sposób w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, przestrzeganie wcześniej zastosowanych w tej samem sprawie środków, stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania lub zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji) lub też, ze względu na specyficzny charakter naruszenia (dotyczącego stosunku administratora z organem nadzorczym, a nie stosunku administratora z osobą, której dane dotyczą), nie mogły być wzięte pod uwagą w niniejszej sprawie (w tym: liczba poszkodowanych osób oraz rozmiar poniesionej przez nie szkody, działania podjęte przez administratora w celu zminimalizowania szkody poniesionej przez podmioty danych, stopień odpowiedzialności administratora z uwzględnieniem wdrożonych przez niego środków technicznych i organizacyjnych, kategorie danych osobowych, których dotyczy naruszenie).

Stosownie do brzmienia art. 83 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 nałożona przez organ nadzorczy administracyjna kara pieniężna powinna być w każdym indywidualnym przypadku skuteczna, proporcjonalna i odstraszająca. W ocenie Prezesa UODO kara nałożona na Spółkę w niniejszym postępowaniu spełnia te kryteria. Zdyscyplinuje Spółkę do prawidłowej współpracy z Prezesem UODO, zarówno w dalszym toku postępowania o sygn. […], jak i w ewentualnych innych postępowaniach prowadzonych w przyszłości z udziałem Spółki przed Prezesem UODO. Nałożona niniejszą decyzją kara jest – w ocenie Prezesa UODO – proporcjonalna do wagi stwierdzonego naruszenia oraz do możliwości jej poniesienia przez Spółkę bez dużego uszczerbku dla prowadzonej przez nią działalności. Kara ta spełni ponadto funkcję odstraszającą; będzie jasnym sygnałem zarówno dla Spółki jak i dla innych podmiotów zobowiązanych na mocy przepisów Rozporządzenia 2016/679 do współpracy z Prezesem UODO, że lekceważenie obowiązków związanych ze współpracą z nim (w szczególności utrudnianie dostępu do informacji niezbędnych do realizacji jego zadań) stanowi naruszenie o dużej wadze i jako takie podlegać będzie sankcjom finansowym. W tym miejscu wskazać należy, że nałożenie na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej jest – wobec dotychczasowego postępowania Spółki jako strony postępowania […] – niezbędne; jest jedynym środkiem znajdującym się w dyspozycji Prezesa UODO, który umożliwi uzyskanie dostępu do informacji niezbędnych w prowadzonym postępowaniu.

Wobec nieprzedstawienia przez Spółkę żądanych przez Prezesa UODO danych finansowych za rok 2019, ustalając wysokość administracyjnej kary pieniężnej w niniejszej sprawie, Prezes UODO wziął pod uwagę, w oparciu o art. 101a ust. 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), szacunkową wielkość Spółki oraz specyfikę, zakres i skalę prowadzonej przez nią działalności.

Stosownie do treści art. 103 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) równowartość wyrażonych w euro kwot, o których mowa w art. 83 rozporządzenia 2016/679, oblicza się w złotych według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w tabeli kursów na dzień 28 stycznia każdego roku, a w przypadku gdy w danym roku Narodowy Bank Polski nie ogłasza średniego kursu euro w dniu 28 stycznia - według średniego kursu euro ogłoszonego w najbliższej po tej dacie tabeli kursów Narodowego Banku Polskiego.

Mając powyższe na uwadze, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na podstawie art. 83 ust. 3 i art. 83 ust. 4 lit a) oraz art. 83 ust. 5 lit. e) rozporządzenia 2016/679, w związku z art. 103 ustawy o ochronie danych osobowych z 2018 r., za naruszenia opisane w sentencji niniejszej decyzji, nałożył na Spółkę – stosując średni kurs euro z dnia 28 stycznia 2020 r. (1 EUR = 4.2794 PLN) – administracyjną karę pieniężną w kwocie 12.838,20 PLN (co stanowi równowartość 3.000 EUR), według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski w tabeli kursów na dzień 28 stycznia 2020 r.

Mając powyższe na uwadze Prezes UODO orzekł  jak w  sentencji niniejszej decyzji. 

Decyzja jest ostateczna. Od decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia, za pośrednictwem Prezesa UODO (adres: ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa). Od skargi należy wnieść wpis stosunkowy, zgodnie z art. 231 w związku z art. 233 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r., poz. 2325). Zgodnie z art. 74 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781) wniesienie przez stronę skargi do sądu administracyjnego wstrzymuje wykonanie decyzji w zakresie administracyjnej kary pieniężnej.

W postępowaniu przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym Strona ma prawo ubiegać się o prawo pomocy, które obejmuje zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego lub rzecznika patentowego. Prawo pomocy może być przyznane na wniosek Strony złożony przed wszczęciem postępowania lub w toku postępowania. Wniosek jest wolny od opłat sądowych.

Zgodnie z art. 105 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych  (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781), administracyjną karę pieniężną należy uiścić w terminie 14 dni od dnia upływu terminu na wniesienie skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, albo od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu administracyjnego, na rachunek bankowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych w NBP O/O Warszawa nr 28 1010 1010 0028 8622 3100 0000. Ponadto, zgodnie z art. 105 ust. 2 wskazanej wyżej ustawy Prezes UODO może, na uzasadniony wniosek podmiotu ukaranego, odroczyć termin uiszczenia administracyjnej kary pieniężnej albo rozłożyć ją na raty. W przypadku odroczenia terminu uiszczenia administracyjnej kary pieniężnej albo rozłożenia jej na raty, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych nalicza od nieuiszczonej kwoty odsetki w stosunku rocznym, przy zastosowaniu obniżonej stawki odsetek za zwłokę, ogłaszanej na podstawie art. 56d ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, z późn. zm.), od dnia następującego po dniu złożenia wniosku.